For the announcements from the Embassy to Malaysian students in Japan, click here.

The address of the Embassy of Malaysia, Tokyo (visit website) is as below:

20-16, Nanpeidai-cho Shibuya-ku,
TOKYO
150-0036
(view map)

The address of the embassy’s staff apartment is as below:

5-17-27, Kamimeguro, Meguro-ku
Tokyo
(view  map and guide to the Kamimeguro Apartment)

Important forms

Here are some of the important forms for JPA-sponsored students. For other forms and more info, please visit the Malaysian Embassy’s website .

• Borang Tuntutan Premium Insuran Kesihatan / Rawatan Perubatan [PDF]
• Borang Tuntutan Elaun Thesis [PDF]
• Borang Key Money [Word][PDF]
• Borang Akuan Selesai Hutang [PDF]
• Borang Permohonan Bercuti Di Malaysia/Luar Negara [PDF]
• Borang Pemberitahu Perubahan Tempat Tinggal [PDF]
• Borang Tempahan Tiket Penerbangan [PDF]
• Borang Maklumat Tawaran Pekerjaan/Universiti Kepada Pelajar-Pelajar Tahun Akhir [PDF]
• Borang Perlanjutan Biasiswa [Bhgn 1-PDF][Bhgn 2-PDF][Bhgn 3-PDF][Bhgn 4-PDF]
• Borang Permohonan Pemindahan/Perlepasan Kontrak [Bhgn 1-PDF][Bhgn 2-PDF][Bhgn 3-PDF]

Mesej Dari Bahagian Konsular Kedutaan Besar Malaysia

Bahagian Konsular merupakan salah satu daripada bahagian yang penting di Kedutaan. Bahagian ini antara lain menawarkan perkhidmatan seperti:

• Migresen – Urusan Pasport dan Visa.
• Notarial – Pengesahan dokumen, Penterjemahan.
• Pendaftaran -Kelahiran, Perkahwinan.
• Konsular – Kes-kes Tangkapan, Kesusahan atau Kematian yang melibatkan rakyat Malaysia.

Semua urusan dengan Bahagian Konsular boleh dibuat di Kaunter Konsular yang terletak di tingkat satu Kedutaan. Kaunter ini dikendalikan oleh tiga kakitangan ambilan tempatan dan mereka boleh berkomunikasi dalam Bahasa Jepun dan Inggeris.Waktu berurusan dengan Kaunter Konsular adalah seperti berikut:-

Sekiranya ingin mendapat keterangan lanjut atau lain-lain maklumat mengenai perkhidmatan yang ditawarkan oleh Bahagian Konsular, datang sendiri ke Kaunter Konsular atau sila hubungi talian seperti berikut:-
Tel:   (03)3476-3849 talian terus
(03)3476-3840
Faks:(03)3476-4971

Peraturan di Konsular

Sekiranya berurusan di Kaunter Konsular di Kedutaan, sila pastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

• Berpakaian kemas dan bersih;
• Jangan membuat bising;
• Ambil nombor giliran dan tunggu sehingga nombor giliran tiba;
• Jangan merokok di tempat yang dilarang;
• Jangan membuang sampah merata-rata dan;
• Gunakan bahasa yang sopan ketika berurusan.

Mendaftar dengan Kedutaan Besar Malaysia

Setiap warganegara Malaysia yang bercadang untuk menetap lama di sesebuah negara di luar Persekutuan, adalah dituntut supaya mendaftarkan diri dengan mana-mana pejabat Perwakilan Malaysia yang terdekat.Pendaftaran diri dengan Kedutaan adalah penting dan kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan:

1. Lambat mendapat bantuan daripada kedutaan sekiranya berlaku kesusahan seperti bencana alam atau darurat
2. Kewarganegaraan mereka yang memperolehi taraf kewarganegaraan Malaysia di bawah Artikel 25(2) Perlembagaan Malaysia dilucutkan.

Pendaftaran diri dengan Kedutaan juga dapat memudahkan Kedutaan dalam urusan berikut:

1. Mengenalpasti jumlah rakyat Malaysia yang berada di sesebuah negara asing;
2. Mengenalpasti kedudukan rakyat Malaysia di sesebuah negara asing;
3. Memberi bantuan kepada rakyat Malaysia sekiranya barlaku bencana alam atau lain-lain kesusahan di sesebuah negara asing;
4. Menghubungi keluarga/waris di Malaysia sekiranya berlaku kesusahan kepada rakyat Malaysia di negara asing;
5. Menyampaikan berita/maklumat yang diterima daripada keluarga/waris di Malaysia kepada warganegara Malaysia di negara asing.

Sekiranya terdapat sebarang perubahan alamat, nombor telefon atau lain-lain butiran penting selepas pendaftaran dibuat, sila maklumkannya kepada Kedutaan dengan seberapa segera dan sekiranya boleh, kemukakan maklumat tersebut secara bertulis. Alamat Kedutaan adalah seperti berikut:

Bahagian Konsular,
Kedutaan Besar Malaysia
20-16, Nanpeidai-Cho,
Shibuya-ku, Tokyo.

Pasport Antarabangsa Malaysia

Pasport merupakan dokumen perjalanan yang dikeluarkan oleh Kerajaan bagi memudahkan warganegaranya melakukan perjalanan ke luar negeri. Pasport dikategorikan sebagai dokumen penting dan terkawal. Pasport tetap menjadi hak milik Kerajaan dan pemberiannya boleh ditarik balik pada bila-bila masa.Adalah menjadi tanggungjawab setiap pemegang pasport untuk memastikan bahawa pasport yang dikeluarkan kepadanya sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat.

• menyimpan pasport di tempat yang tertutup dan berkunci;
• memastikan bahawa pasport tidak terdedah kepada sesuatu yang boleh merosak atau mencatatkannya seperti air dan api;
• jangan mengubahsuai sebarang butiran yang telah sedia tercatat di dalam pasport;
• jangan menyerahkan pasport ke tangan orang yang tidak berhak ke atasnya dan lain-lain lagi.

Sekiranya cuai dalam menjaga keselamatan pasport, maka ada kemungkinan pasport tersebut jatuh ke tangan mereka yang tidak bertanggungjawab yang menggunakannya untuk tujuan penipuan, penyamaran, sindiket penjualan pasport dan sebagainya.

Pembaharuan Pasport
Setiap pasport yang dikeluarkan oleh Kerajaan bersahlaku untuk lima (5) tahun dari tarikh pengeluaran melainkan terdapat sebarang catitan di dalam pasport tersebut yang menghalangnya.

Sekiranya pasport hampir tamat sahlaku (kurang dari 6 bulan sahlaku) ataupun hampir kehabisan muka surat (tinggal kurang dari 5 muka surat), maka prlanjutan atau permohonan untuk mendapatkan pasport baru boleh dibuat di mana-mana pejabat Imigresen di Malaysia ataupun di mana pejabat Perwakilan Malaysia di luar negeri yang terdekat.

Semasa mengemukakan permohonan pasport, pemohon hendaklah hadir sendiri dan permohonan melalui pos adalah amat tidak digalakkan berikutan risiko kehilangan yang tinggi.

Bagi mengelakkan permohonan pasport tergendala, semua pemohon adalah dinasihatkan supaya memastikan semua dokumen-dokumen berikut dibawa bersama:

1. Permohonan Pasport Baru
2. Pasport (salinan asal dan 2 photocopy);
3. Kad Pengenalan (salinan asal dan 2 photocopy);
4. Surat Beranak (salinan asal dan 2 photocopy);
5. Sijil Kewarganegaraan (salinan asal dan 2 photocopy) -sekiranya ada;
6. 3 keping gambar terbaru (warna) berukuran pasport (5 x 3.5 cm) -gambar ‘instant’ tidak diterima;
7. Sijil Perkahwinan Malaysia (salinan asal dan 2 photocopy) sekiranya ada;
8. Surat Pengesahan dari institusi pengajian (sekiranya berlajar) atau dari majikan (sekiranya bekerja) di Jepun; dan
9. Bayaran Pasport.
10. Lanjutan Tempoh Sahlaku Pasport
11. Pasport (salinan asal dan photocopy);
12. Kad Pengenalan (salinan asal dan photocopy);
13. Surat Beranak (salinan asal dan photocopy);
14. Sijil Kewarganegaraan (salinan asal dan photocopy) -sekiranya ada;
15. 2 keping gambar terbaru (warna) berukuran pasport (5 x 3.5 cm) – gambar ‘instant’ tidak diterima;
16. Sijil Perkahwinan Malaysia (salinan asal dan photocopy) sekiranya ada;
17. Surat Pengesahan dari institusi pengajian (sekiranya berlajar) atau dari majikan (sekiranya bekerja) di Jepun; dan
18. Bayaran Pasport.

Kadar Bayaran Pasport / Dokumen Imigresen

# Sila semak dengan Bahagian Konsular untuk kadar terkini

Kehilangan / Kerosakan Pasport
Sekiranya mengalami kehilangan atau kerosakan pasport di luar negeri, sila laporkan berita kehilangan atau kerosakan tersebut dengan seberapa segera kepada pihak berkuasa tempatan (polis) dan mana-mana pejabat Perwakilan Malaysia yang terdekat.
Dalam hal ini, sila berikan maklumat lengkap mengenai butir-butir pasport yang hilang atau rosak, tarikh, masa dan tempat pasport tersebut hilang atau rosak dan lain-lain maklumat yang dirasakan berkaitan.